Chính sách bảo vệ dữ liệu

1. Giới thiệu

Motiba GmbH (“Motiba”, “chúng tôi”) cam kết đảm bảo an toàn và bảo vệ dữ liệu cá nhân tuân thủ Quy định chung về bảo vệ dữ liệu, thì Luật Bảo vệ Dữ liệu Liên bang (BDSG), và các luật bảo vệ dữ liệu hiện hành khác. Chúng tôi xem xét nghiêm túc quyền riêng tư của ứng viên, khách truy cập trang web, nhân viên và đối tác kinh doanh của chúng tôi, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu cao nhất.

Chính sách Bảo vệ Dữ liệu này nêu rõ các loại dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập, các mục đích chúng tôi xử lý dữ liệu và các biện pháp chúng tôi thực hiện để bảo vệ dữ liệu. Nó cũng thông báo cho các cá nhân về quyền của họ theo GDPR.

2. Cơ quan kiểm soát dữ liệu

Bên kiểm soát dữ liệu cho việc xử lý dữ liệu cá nhân là:
Motiba GmbH

Rennbahnstr. 16
13086 Berlin, Đức Đăng ký thương mại: HRB 280845 B
Giám đốc Điều hành: Francisco Domingo Bonal
Email: info@motiba.de

3. Các loại Dữ liệu Cá nhân

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến ứng viên xin việc, khách truy cập trang web, đối tác và nhân viên. Các loại dữ liệu cá nhân mà chúng tôi thu thập bao gồm:

3.1. Dữ liệu Cá nhân của Ứng viên Tuyển dụng

• Họ tên
• Thông tin liên hệ (địa chỉ email, số điện thoại)
• Ngày sinh
• Địa chỉ
• Quốc tịch
• Chi tiết CV/Sơ yếu lý lịch
• Giáo dục và bằng cấp
• Kinh nghiệm làm việc
• Kỹ năng ngôn ngữ
• Lịch sử làm việc
• Các tài liệu như bản sao hộ chiếu, giấy chứng nhận, v.v.
• Dữ liệu thuộc danh mục đặc biệt (khoản 9 GDPR) khi áp dụng, bao gồm:
  • Dữ liệu sức khỏe (giấy chứng nhận y tế, khả năng làm việc)
  • Thông tin về người khuyết tật
  • Dữ liệu kiểm tra lý lịch tư pháp

3.2. Dữ liệu cá nhân của khách truy cập trang web

• Địa chỉ IP
• Thông tin trình duyệt
• Thông tin thiết bị
• Cookie (dùng cho phân tích, tùy chỉnh và theo dõi)
• Dữ liệu tương tác (trang đã truy cập, thời gian trên trang web)

3.3. Dữ liệu cá nhân của Đối tác Nhà tuyển dụng

• Tên liên hệ
• Chức danh nghề nghiệp
• Thông tin công ty
• Địa chỉ email
• Yêu cầu tuyển dụng

3.4. Dữ liệu nhân viên (nếu có)

• Tên, địa chỉ và thông tin liên lạc
• Hồ sơ lao động
• Chi tiết lương và phúc lợi
• Thông tin ngân hàng để thanh toán lương

4. Mục đích xử lý và cơ sở pháp lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân cho các mục đích cụ thể và đảm bảo tuân thủ các cơ sở pháp lý hiện hành được nêu dưới đây:

4.1. Tuyển dụng và Quản lý Ứng Viên

Cơ sở pháp lý:

• Điều 6(1)(b) GDPR — Xử lý dữ liệu cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng (quan hệ lao động hoặc các bước tiền hợp đồng)
• §26 BDSG — Xử lý dữ liệu cho mục đích liên quan đến việc làm
• Điều 6(1)(f) GDPR — Lợi ích hợp pháp trong việc kết nối ứng viên với nhà tuyển dụng

4.2. Xử lý các Danh mục Dữ liệu Đặc biệt

Cơ sở pháp lý:

• Điều 9(2)(b) GDPR — Cần thiết cho luật lao động và bảo vệ xã hội
• §26(3) BDSG — Xử lý thông tin để đánh giá năng lực làm việc
• Điều 9(2)(a) GDPR — Sự đồng ý rõ ràng (nếu cần)

4.3. Chức năng Website và Phân tích

Cơ sở pháp lý:

• Điều 6(1)(f) GDPR — Lợi ích hợp pháp cho việc bảo mật và cải thiện trang web
• Điều 6(1)(a) GDPR — Đồng ý cho cookie không thiết yếu (phân tích, quảng cáo)
• TTDSG §25 — Đồng ý cookie

4.4. Quản lý CRM và Tuyển dụng (Zoho)

Cơ sở pháp lý:

• Điều 6(1)(b) GDPR — Cần thiết cho quy trình tuyển dụng và tiền tuyển dụng
• Điều 6(1)(f) GDPR — Lợi ích hợp pháp để tổ chức dữ liệu ứng viên

4.5. Giao tiếp

Cơ sở pháp lý:

• Điều 6(1)(b) GDPR — Xử lý dữ liệu cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng (liên hệ email với ứng viên hoặc nhà tuyển dụng)
• Khoản 6(1)(f) GDPR — Lợi ích hợp pháp trong việc phản hồi các yêu cầu hoặc giao tiếp kinh doanh

5. Người nhận dữ liệu

Dữ liệu cá nhân có thể được chia sẻ với những người nhận sau đây:

5.1. Người sử dụng lao động ở EU

Chúng tôi chia sẻ dữ liệu ứng viên với các nhà tuyển dụng đặt tại Liên minh Châu Âu cho mục đích tuyển dụng và sắp xếp nhân sự.

5.2. Nhà cung cấp dịch vụ (Bên xử lý dữ liệu)

Chúng tôi chia sẻ dữ liệu cá nhân với các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba, những người giúp chúng tôi quản lý quy trình tuyển dụng của mình, bao gồm:

• Zoho CRM (để quản lý tuyển dụng và quan hệ giữa nhà tuyển dụng và khách hàng)
• Google Analytics (dành cho phân tích trang web)
• Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, dịch vụ CNTT và công cụ giao tiếp

Chúng tôi đảm bảo rằng tất cả các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba đều ràng buộc về mặt hợp đồng dưới Điều 28 GDPR để xử lý dữ liệu cá nhân theo yêu cầu của GDPR.

5.3. Chính quyền

Chúng tôi có thể tiết lộ dữ liệu cá nhân cho các cơ quan công quyền hoặc cơ quan chính phủ khi luật pháp yêu cầu, chẳng hạn như cho việc xử lý thị thực hoặc các nghĩa vụ pháp lý liên quan đến việc làm.

6. Chuyển dữ liệu quốc tế

Hiện tại, Motiba GmbH xử lý dữ liệu cá nhân độc quyền trong Liên minh Châu Âu (EU). Nếu chúng tôi thực hiện việc chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới (ví dụ: để tuyển dụng bên ngoài EU), chúng tôi sẽ đảm bảo rằng các việc chuyển giao này tuân thủ GDPR bằng cách sử dụng:

• Các điều khoản hợp đồng theo tiêu chuẩn
• Quyết định đầy đủ từ Ủy ban Châu Âu (Điều 45 GDPR)

Bất kỳ thay đổi nào đối với các phương thức chuyển dữ liệu của chúng tôi sẽ được cập nhật trong chính sách này.

7. Thời hạn lưu giữ dữ liệu

Chúng tôi chỉ giữ lại dữ liệu cá nhân trong thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích đã thu thập và tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý.

7.1. Ứng viên xin việc

• Nếu được nhận việc hoặc đang chờ bố trí: Được lưu giữ trong thời gian cần thiết cho các hoạt động tuyển dụng đang diễn ra
• Nếu không được chọn: Đã xóa sau 6 tháng (trừ khi ứng viên đã đồng ý lưu trữ hồ sơ để xem xét cho các vị trí trong tương lai)
• Được sự đồng ý: Dữ liệu có thể được lưu giữ tối đa 2 năm cho mục đích tuyển dụng trong tương lai

7.2. Dữ liệu thuộc loại đặc biệt

Chúng tôi chỉ lưu giữ dữ liệu thuộc danh mục đặc biệt trong khoảng thời gian cần thiết để đánh giá sự đủ điều kiện của ứng viên cho một vị trí cụ thể. Dữ liệu sẽ bị xóa ngay sau khi quy trình tuyển dụng hoàn tất.

7.3. Dữ liệu phân tích website

Chúng tôi giữ lại dữ liệu phân tích trong tối đa 26 tháng tuân thủ các chính sách lưu giữ dữ liệu của Google Analytics.

8. Các Biện pháp An ninh

Motiba GmbH thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi truy cập, thay đổi, tiết lộ hoặc phá hủy trái phép. Các biện pháp này bao gồm:

• Mã hóa dữ liệu nhạy cảm
• Kiểm toán an ninh CNTT định kỳ
• Kiểm soát truy cập và xác thực người dùng
• Tối thiểu hóa dữ liệu
• Lưu trữ tài liệu an toàn

Chúng tôi cũng đảm bảo rằng các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi (Zoho CRM, Google Analytics, v.v.) thực hiện các biện pháp bảo mật tương tự.

9. Quyền của Chủ thể dữ liệu

Theo GDPR, các cá nhân có dữ liệu chúng tôi xử lý có các quyền sau:

• Quyền truy cập (Điều 15)
• Quyền yêu cầu chỉnh sửa (Điều 16)
• Quyền được xóa dữ liệu (Điều 17)
• Quyền hạn chế việc xử lý dữ liệu (Điều 18)
• Quyền chuyển giao dữ liệu (Điều 20)
• Quyền phản đối (Điều 21)
• Quyền rút lại sự đồng ý (Điều 7(3))

Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ quyền nào trong số này, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại:
info@motiba.de

10. Khiếu nại

Nếu bạn tin rằng Motiba GmbH đã vi phạm các quyền của bạn theo GDPR, bạn có quyền khiếu nại với cơ quan giám sát có liên quan:

Ủy viên Berlin về Bảo vệ Dữ liệu và Tự do Thông tin
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin, Đức
Trang web https://www.datenschutz-berlin.de/

11. Cập nhật Chính sách này

Motiba có quyền sửa đổi Chính sách Bảo vệ Dữ liệu này khi cần thiết để tuân thủ các thay đổi trong luật bảo vệ dữ liệu hoặc các quy định nội bộ. Phiên bản mới nhất sẽ có sẵn trên trang web của chúng tôi.

12. Thông tin liên hệ

Mọi câu hỏi liên quan đến Chính sách Bảo vệ Dữ liệu này hoặc dữ liệu cá nhân của bạn, vui lòng liên hệ:

Motiba GmbH
Rennbahnstr. 16
13086 Berlin, Đức
Email: info@motiba.de