Chính sách lưu trữ dữ liệu

1. Giới thiệu

Motiba GmbH (“Motiba”, “chúng tôi”, “của chúng tôi”) cam kết xử lý dữ liệu cá nhân tuân thủ Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR), Luật Bảo vệ Dữ liệu Liên bang (BDSG) và các luật bảo vệ dữ liệu khác có liên quan. Một trong những nguyên tắc chính theo GDPR là việc lưu trữ dữ liệu — dữ liệu cá nhân không được lưu giữ lâu hơn mức cần thiết cho các mục đích mà dữ liệu đó được thu thập.

Chính sách lưu giữ dữ liệu này nêu rõ cách thức Motiba GmbH đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân chỉ được lưu giữ trong thời gian cần thiết, quy định thời hạn lưu giữ đối với các loại dữ liệu khác nhau, đồng thời thiết lập các quy trình để xóa dữ liệu một cách an toàn sau khi thời hạn lưu giữ đã hết hiệu lực.

2. Phạm vi

Chính sách này áp dụng cho tất cả dữ liệu cá nhân được Motiba GmbH xử lý trong quá trình tuyển dụng, dịch vụ tuyển dụng và hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm cả dữ liệu được thu thập thông qua:

• Hồ sơ ứng tuyển
• Giao tiếp với ứng viên và nhà tuyển dụng
• Tương tác trên website (cookies, biểu mẫu, v.v.)
• Hệ thống quản lý CRM và tuyển dụng (ví dụ: Zoho)
• Tương tác trên mạng xã hội
• Hồ sơ nhân viên (nếu có)

3. Nguyên tắc giữ chân

Motiba GmbH tuân thủ các nguyên tắc lưu giữ chính sau:

• Giảm thiểu dữ liệu: Dữ liệu cá nhân chỉ được lưu giữ trong khoảng thời gian tối thiểu cần thiết để thực hiện mục đích mà dữ liệu đó được thu thập.
• Giới hạn mục đích: Dữ liệu chỉ được lưu giữ cho các mục đích ban đầu mà nó được thu thập, và khi mục đích đó đã đạt được, dữ liệu sẽ được xóa một cách an toàn.
• Giới hạn về thời gian lưu trữ: Chúng tôi đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân chỉ được lưu trữ trong thời gian cần thiết và tuân thủ các yêu cầu pháp lý, hợp đồng và kinh doanh.
• Bảo mật: Chúng tôi đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân được lưu trữ một cách an toàn trong suốt thời gian lưu giữ và sẽ được xóa hoặc ẩn danh ngay khi không còn cần thiết nữa.

4. Thời gian lưu giữ

Thời gian lưu giữ dữ liệu cá nhân được Motiba GmbH xử lý khác nhau tùy thuộc vào bản chất của dữ liệu và mục đích sử dụng. Dưới đây là các danh mục dữ liệu chính và thời gian lưu giữ tương ứng của chúng:

4.1. Dữ liệu của ứng viên xin việc

• Ứng viên trúng tuyển: Dữ liệu cá nhân liên quan đến quy trình tuyển dụng sẽ được lưu giữ trong suốt thời gian ứng viên làm việc và tối đa 6 năm sau khi chấm dứt quan hệ lao động (để tuân thủ các quy định về thuế và lao động của Đức).
• Ứng viên không trúng tuyển: Dữ liệu cá nhân sẽ được lưu giữ trong thời gian 6 tháng kể từ khi kết thúc quy trình tuyển dụng. Nếu ứng viên đã đồng ý, dữ liệu có thể được lưu giữ tối đa 2 năm để xem xét cho các cơ hội việc làm trong tương lai.
• Dữ liệu thuộc danh mục đặc biệt (thông tin sức khỏe, dữ liệu về khuyết tật, kiểm tra lý lịch hình sự): Chỉ được lưu giữ trong thời gian cần thiết cho mục đích tuyển dụng và đánh giá sự phù hợp với công việc. Dữ liệu sẽ được xóa ngay sau khi quá trình ra quyết định kết thúc.

4.2. Dữ liệu người sử dụng lao động

• Thông tin liên hệ của nhà tuyển dụng: Các dữ liệu cá nhân như tên, chức danh và thông tin liên hệ công việc sẽ được lưu giữ trong suốt thời gian duy trì mối quan hệ kinh doanh và trong 5 năm kể từ lần tương tác cuối cùng, nhằm đảm bảo chúng tôi có thể xử lý các yêu cầu kinh doanh, hợp đồng và các hoạt động theo dõi.
• Yêu cầu tuyển dụng của nhà tuyển dụng: Lưu giữ trong vòng 1 năm kể từ khi vị trí tuyển dụng được lấp đầy hoặc quá trình tuyển dụng kết thúc.

4.3. Dữ liệu Khách truy cập Trang web

• Cookie và dữ liệu theo dõi: Chúng tôi lưu giữ cookie và dữ liệu theo dõi (chẳng hạn như dữ liệu từ Google Analytics) theo Chính sách về cookie. Những dữ liệu này thường được lưu giữ trong thời gian tối đa là 26 tháng, tùy thuộc vào cài đặt do nhà cung cấp cookie quy định.
• Các biểu mẫu liên hệ đã gửi: Dữ liệu thu thập qua các biểu mẫu liên hệ sẽ được lưu giữ trong 12 tháng kể từ ngày gửi, hoặc lâu hơn nếu cần thiết để theo dõi hoặc thực hiện các nghĩa vụ pháp lý.

4.4. Dữ liệu Tương tác Mạng Xã hội

• Dữ liệu tương tác (lượt thích, lượt chia sẻ, bình luận): Dữ liệu cá nhân thu được từ các tương tác trên mạng xã hội sẽ được lưu giữ trong vòng 1 năm kể từ lần tương tác cuối cùng, trừ khi cá nhân đó yêu cầu xóa.
• Dữ liệu tin nhắn: Dữ liệu cá nhân được chia sẻ qua tin nhắn trực tiếp hoặc các yêu cầu thông qua các nền tảng mạng xã hội (ví dụ: LinkedIn, Facebook, Instagram, TikTok) sẽ được lưu giữ trong vòng 6 tháng kể từ khi tin nhắn đó được giải quyết.

4.5. Hồ sơ nhân viên

(Nếu áp dụng cho bất kỳ dữ liệu nhân viên nào)

• Dữ liệu cá nhân của nhân viên, bao gồm chi tiết hợp đồng, đánh giá hiệu suất công việc, thông tin về lương và các chế độ phúc lợi, sẽ được lưu giữ trong vòng 6 năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng lao động, tuân thủ theo luật thuế và luật lao động của Đức.

5. Xóa dữ liệu

Motiba GmbH thực hiện các biện pháp thích hợp để đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân được xóa một cách an toàn khi không còn cần thiết. Dữ liệu không còn cần thiết cho mục đích thu thập sẽ được xóa một cách an toàn theo cách đảm bảo không thể phục hồi.

Quy trình Xóa An Toàn

Dữ liệu cá nhân sẽ bị xóa theo một trong các cách sau:

• Phá hủy vật lý (đối với tài liệu và hồ sơ giấy)
• Xóa dữ liệu điện tử một cách an toàn (đối với dữ liệu số, tệp tin và hồ sơ)

Chúng tôi đảm bảo rằng tất cả các quy trình xóa dữ liệu đều được ghi lại và có thể kiểm toán, để đảm bảo tuân thủ GDPR.

5.2. Yêu cầu xóa dữ liệu của Chủ thể dữ liệu

Nếu một cá nhân yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của họ (nếu họ có quyền làm như vậy), chúng tôi sẽ nhanh chóng hành động để xóa dữ liệu theo quy định của GDPR, với điều kiện là không có căn cứ pháp lý nào để lưu giữ dữ liệu (ví dụ: do các nghĩa vụ pháp lý, thuế hoặc hợp đồng).

6. Lưu trữ dữ liệu trong các trường hợp đặc biệt

Trong một số trường hợp, thời hạn lưu giữ được nêu trong chính sách này có thể được gia hạn vì những lý do cụ thể, chẳng hạn như:

• Nghĩa vụ pháp lý: Chúng tôi có thể cần lưu giữ dữ liệu cá nhân trong thời gian dài hơn nếu luật thuế, luật lao động hoặc các nghĩa vụ pháp lý khác yêu cầu (ví dụ: trong 6 năm theo luật thuế của Đức).
• Tranh tụng hoặc giải quyết tranh chấp: Dữ liệu cá nhân có thể cần được lưu giữ trong suốt thời gian diễn ra tranh chấp hoặc khiếu nại pháp lý, ví dụ như để tuân thủ thời hiệu khởi kiện.
• Mục đích nghiên cứu hoặc thống kê: Trong trường hợp dữ liệu đã được ẩn danh hoặc tổng hợp, dữ liệu đó có thể được lưu giữ vô thời hạn cho mục đích nghiên cứu hoặc thống kê.

7. Truy cập và Bảo mật Dữ liệu

Motiba GmbH đảm bảo dữ liệu cá nhân được lưu trữ an toàn trong suốt thời gian lưu giữ. Quyền truy cập dữ liệu chỉ giới hạn đối với nhân viên được ủy quyền, những người bị ràng buộc bởi các thỏa thuận bảo mật nghiêm ngặt. Các biện pháp bảo mật bao gồm:

• Các hệ thống kiểm soát truy cập và xác thực nhằm đảm bảo chỉ những người được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu cá nhân.
• Mã hóa dữ liệu số được lưu trữ trên các hệ thống.
• Thường xuyên tiến hành kiểm tra dữ liệu để đánh giá các biện pháp lưu trữ và đảm bảo tuân thủ chính sách này.

8. Quyền của Chủ thể dữ liệu

Với tư cách là một chủ thể dữ liệu, bạn có các quyền sau theo Quy định chung về bảo vệ dữ liệu về dữ liệu cá nhân của bạn:

• Quyền truy cập (Điều 15)
• Quyền yêu cầu chỉnh sửa (Điều 16)
• Quyền được xóa dữ liệu (Điều 17)
• Quyền hạn chế việc xử lý dữ liệu (Điều 18)
• Quyền chuyển giao dữ liệu (Điều 20)
• Quyền phản đối (Điều 21)
• Quyền rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào (Điều 7(3))

Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ quyền nào trong số này, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại:
info@motiba.de

9. Thay đổi Chính sách Lưu giữ Dữ liệu

Motiba GmbH có quyền cập nhật Chính sách Lưu giữ Dữ liệu này theo thời gian để phản ánh những thay đổi trong yêu cầu pháp lý hoặc hoạt động. Mọi cập nhật sẽ được đăng trên trang này và thông báo khi cần thiết cho các bên liên quan bị ảnh hưởng.

10. Thông tin liên hệ

Nếu quý vị có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến Chính sách lưu giữ dữ liệu này hoặc bất kỳ câu hỏi nào khác liên quan đến quyền riêng tư, vui lòng liên hệ:

Motiba GmbH
Rennbahnstr. 16
13086 Berlin, Đức
Email: info@motiba.de
Điện thoại: +49 (0)30 12345678