Chính sách bảo mật

1. Giới thiệu

Motiba GmbH (“Motiba”, “chúng tôi”) cam kết bảo vệ dữ liệu cá nhân của ứng viên, khách truy cập trang web, đối tác kinh doanh và tất cả các cá nhân mà chúng tôi xử lý dữ liệu.
Chính sách bảo mật này giải thích cách chúng tôi thu thập, xử lý, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu cá nhân theo:

• cái Quy định chung về bảo vệ dữ liệu,
• cái Luật Bảo vệ Dữ liệu Liên bang (BDSG),
• cái Luật Bảo vệ Dữ liệu Viễn thông và Truyền thông (TTDSG), và
• các quy định bảo vệ dữ liệu khác của Đức và Châu Âu có liên quan.

Chính sách Bảo mật này áp dụng cho tất cả các hoạt động xử lý được thực hiện bởi Motiba GmbH, bao gồm cả xử lý thông qua trang web của chúng tôi, dịch vụ tuyển dụng, biểu mẫu ứng tuyển, hệ thống CRM của chúng tôi (Zoho) và các tương tác của chúng tôi trên các nền tảng mạng xã hội.

Bộ điều khiển
Motiba GmbH
Rennbahnstr. 16
13086 Berlin, Đức
Đăng ký thương mại: HRB 280845 B
Giám đốc Điều hành: Francisco Domingo Bonal
Email: info@motiba.de

2. Các loại Dữ liệu Cá nhân được xử lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên, khách truy cập website, nhà tuyển dụng và đối tác.
Các loại dữ liệu có thể được xử lý bao gồm:

2.1. Khách truy cập trang web

• Địa chỉ IP
• Thông tin trình duyệt
• Mã định danh cookie
• Thông tin thiết bị
• Các trang đã truy cập, dấu thời gian và dữ liệu tương tác
• Tùy chọn đồng ý

2.2. Người dùng biểu mẫu liên hệ

• Họ tên
• Địa chỉ email
• Số điện thoại
• Nội dung tin nhắn
• Tài liệu đính kèm (nếu có)

2.3. Ứng viên tuyển dụng

Chúng tôi thu thập dữ liệu ứng viên trực tiếp thông qua các biểu mẫu trực tuyến, qua email hoặc nhập thủ công vào CRM của chúng tôi (Zoho).
Các hạng mục bao gồm:

1. a) Dữ liệu chung của ứng viên

• Họ tên
• Thông tin liên hệ (email, số điện thoại)
• Ngày sinh
• Địa chỉ
• Quốc tịch
• Chi tiết hồ sơ xin việc/CV
• Giáo dục và bằng cấp
• Kỹ năng chuyên môn
• Lịch sử làm việc
• Kỹ năng ngôn ngữ
• Sẵn có
• Tuyên bố động lực
• Tải lên tài liệu (CV, bản sao hộ chiếu, chứng chỉ)

1. b) Dữ liệu thuộc loại đặc biệt (Khoản 9 GDPR, §26 BDSG)
   Đối với một số vị trí công việc nhất định (ví dụ: chăm sóc, lái xe, vị trí kỹ thuật), chúng tôi có thể xử lý:

• Dữ liệu sức khỏe liên quan đến năng lực làm việc (ví dụ: giấy chứng nhận sức khỏe nghề nghiệp)
• Thông tin về khuyết tật (nếu được tự nguyện tiết lộ hoặc liên quan đến sự phù hợp với công việc)
• Thông tin về án tích hoặc giấy chứng nhận lý lịch tư pháp (nếu người sử dụng lao động hoặc quy định pháp luật yêu cầu)

Chúng tôi làm Không quy trình:

• Dữ liệu sinh trắc học
• Sắc tộc (ngoài quốc tịch)
• Tôn giáo
• Tư cách thành viên công đoàn

2.4. Đối tác Tuyển dụng

• Tên liên hệ
• Vị trí / vai trò
• Email và điện thoại công việc
• Thông tin công ty
• Yêu cầu tuyển dụng
• Phản hồi và ghi chú đánh giá ứng viên

3. Mục đích xử lý và cơ sở pháp lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân một cách nghiêm ngặt theo các cơ sở pháp lý của GDPR.
Tùy thuộc vào hoạt động xử lý, cơ sở pháp lý như sau:

3.1. Tuyển dụng và Bố trí Ứng viên

Cơ sở pháp lý:

• Điều 6(1)(b) GDPR — Xử lý dữ liệu cần thiết để thực hiện hợp đồng hoặc các bước tiền hợp đồng
• §26(1) BDSG — Xử lý cho các mục đích liên quan đến việc làm
• Điều 6(1)(f) GDPR — Lợi ích hợp pháp trong việc kết nối ứng viên với nhà tuyển dụng

3.2. Xử lý các Hạng mục Dữ liệu Đặc biệt

Cơ sở pháp lý:

• Điều 9(2)(b) GDPR — Cần thiết cho luật lao động và bảo vệ xã hội
• §26(3) BDSG — Xử lý thông tin để đánh giá năng lực làm việc
• Khoản 2 (a) Điều 9 GDPR — Sự đồng ý rõ ràng (khi có yêu cầu)

3.3. Phân tích trang web & Cookie

Cơ sở pháp lý:

• Điều 6 Khoản 1(a) GDPR — Đồng ý cho cookie phân tích và theo dõi
• Điều 6(1)(f) GDPR — Lợi ích hợp pháp cho việc xử lý liên quan đến an ninh
• TTDSG §25 — Đồng ý đối với cookie không cần thiết

3.4. Giao tiếp (Biểu mẫu liên hệ)

Cơ sở pháp lý:

• Điều 6(1)(b) GDPR — Cần thiết để phản hồi các yêu cầu
• Điều 6(1)(f) GDPR — Lợi ích hợp pháp trong hỗ trợ khách hàng

3.5. Sử dụng CRM (Zoho)

Chúng tôi xử lý dữ liệu trong Zoho CRM để quản lý các ứng dụng, dự án tuyển dụng và mối quan hệ với nhà tuyển dụng.

Cơ sở pháp lý:

• Điều 6 (1) (b) GDPR — Các bước trước hợp đồng
• Điều 6(1)(f) GDPR — Lợi ích hợp pháp trong quản lý ứng viên có tổ chức
• Điều 28 GDPR — Hợp đồng xử lý dữ liệu với Zoho

4. Người nhận Dữ liệu Cá nhân

Chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân với:

4.1. Người sử dụng lao động tại EU

Vì mục đích tuyển dụng và giới thiệu việc làm, dữ liệu ứng viên chỉ được chia sẻ với các nhà tuyển dụng có địa chỉ tại Liên minh Châu Âu.

4.2. Nhà cung cấp dịch vụ

Bao gồm:

• Tập đoàn Zoho (CRM)
• Google Ireland Ltd. (Phân tích)
• Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ
• Công nghệ thông tin, an ninh mạng và các công cụ liên lạc

Tất cả các bộ xử lý đều bị ràng buộc bởi Điều 28 GDPR thỏa thuận xử lý dữ liệu.

4.3. Cơ quan có thẩm quyền

Khi cần thiết cho:

• Đơn xin thị thực
• Xác minh hợp đồng lao động
• Tuân thủ pháp luật

4.4. Nền tảng Mạng xã hội

Khi tương tác với các trang của chúng tôi trên LinkedIn, Instagram, Facebook hoặc TikTok.

5. Chuyển dữ liệu quốc tế

Hiện tại:
Motiba làm Không chuyển dữ liệu ứng viên ra ngoài EU.

Các giao dịch trong tương lai:
Nếu Motiba sau này tham gia tuyển dụng cho Nhật Bản, Việt Nam hoặc các đối tác ngoài EU, việc chuyển giao sẽ chỉ diễn ra khi tuân thủ:

• Quyết định đầy đủ (Điều 45 GDPR), hoặc
• Các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn (Điều 46 GDPR)

Chính sách bảo mật này sẽ được cập nhật một cách tương ứng.

6. Thời hạn lưu giữ

Dữ liệu chỉ được lưu giữ trong khoảng thời gian cần thiết cho hoạt động tuyển dụng và tuân thủ pháp luật.

6.1. Người nộp đơn

• Nếu được chọn hoặc đang chờ xếp hạng: được lưu giữ trong thời gian cần thiết cho hoạt động tuyển dụng đang diễn ra
• Nếu không được chọn: đã xóa sau đó 6 tháng (theo §15 AGG & hướng dẫn BDSG)
• Với sự đồng ý của người nộp đơn: việc giữ chân có thể kéo dài đến 2 năm cho những cơ hội trong tương lai

6.2. Dữ liệu thuộc loại đặc biệt

Được lưu giữ chỉ trong thời gian cần thiết tuyệt đối cho tính phù hợp của công việc và bị xóa an toàn ngay sau khi đưa ra quyết định.

6.3. Dữ liệu biểu mẫu liên hệ

Lưu giữ trong tối đa 12 tháng nếu có liên quan đến yêu cầu kinh doanh.

6.4. Phân tích trang web

Lưu giữ theo thông số kỹ thuật của nhà cung cấp (ví dụ: thời gian lưu giữ tiêu chuẩn của Google Analytics: 14–26 tháng, tùy thuộc vào cài đặt).

7. Cookie & Công nghệ theo dõi

Cookie được xử lý theo TTDSG §25.
Các cookie không thiết yếu (phân tích, quảng cáo, nhúng phương tiện) yêu cầu sự đồng ý rõ ràng.

Chính sách Cookie chi tiết giải thích:

• Các loại bánh quy
• Mục đích
• Thời gian lưu trữ
• Rút lại sự đồng ý
• Sự tham gia của bên thứ ba

Motiba sử dụng Google Analytics để phân tích việc sử dụng trang web. Các nội dung nhúng trên mạng xã hội có thể cài đặt cookie theo dõi.

8. Ra quyết định tự động và Lập hồ sơ

Motiba làm Không sử dụng các công cụ ra quyết định tự động tạo ra hiệu lực pháp lý đối với cá nhân (Điều 22 GDPR).

Sàng lọc trong Zoho CRM là hướng dẫn, dựa trên đánh giá của nhà tuyển dụng.

9. Biện pháp bảo mật

Motiba thực hiện các biện pháp kỹ thuật và tổ chức theo Khoản 32 GDPR, bao gồm:

• Kiểm soát truy cập
• Mã hóa
• Môi trường CRM an toàn
• Kiểm toán định kỳ
• Giảm thiểu dữ liệu
• Xử lý tài liệu bảo mật
• Phân tách dữ liệu ứng viên

10. Quyền của Chủ thể dữ liệu

Cá nhân có thể thực hiện các quyền sau theo GDPR:

• Quyền truy cập (Điều 15)
• Quyền yêu cầu chỉnh sửa (Điều 16)
• Quyền được xóa dữ liệu (Điều 17)
• Quyền hạn chế việc xử lý dữ liệu (Điều 18)
• Quyền chuyển giao dữ liệu (Điều 20)
• Quyền phản đối (Điều 21)
• Quyền rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào (Điều 7(3))

Yêu cầu có thể được gửi đến: info@motiba.de

11. Quyền khiếu nại

Các cá nhân có quyền khiếu nại lên cơ quan giám sát có thẩm quyền:

Ủy viên Berlin về Bảo vệ Dữ liệu và Tự do Thông tin
Alt-Moabit 59-61
10555 Berlin, Đức
Trang web https://www.datenschutz-berlin.de/

12. Thay đổi đối với Chính sách bảo mật này

Motiba có quyền sửa đổi Chính sách Quyền riêng tư này để phản ánh những thay đổi trong hoạt động xử lý hoặc các yêu cầu pháp lý.
Phiên bản mới nhất sẽ luôn có sẵn trên trang web của chúng tôi.