Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Die Motiba GmbH („Motiba“, „wir“, „uns“) nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere:

• der insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), einhalten.,
• der ist insbesondere auf Plattformen wie LinkedIn, Instagram, Facebook und TikTok aktiv,
• der dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG),, und
• sowie weiteren anwendbaren deutschen und europäischen Datenschutzvorschriften.

Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche Verarbeitungsvorgänge der Motiba GmbH, insbesondere im Zusammenhang mit: unserer Website, unseren Recruiting- und Vermittlungsdienstleistungen, Bewerbungsformularen, unserem CRM-System (Zoho), sowie unseren Social-Media-Auftritten.

Verantwortlicher
Motiba GmbH
Rennbahnstr. 16
13086 Berlin, Deutschland
Handelsregister: HRB 280845 B
Geschäftsführer: Francisco Domingo Bonal
E-Mail: info@motiba.de

2. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Webseitenbesuchern, Bewerbenden, Geschäftspartnern und Arbeitgebern.
Zu den verarbeiteten Datenkategorien können gehören:

2.1 Webseitenbesucher

• IP-Adresse
• Browserinformationen
• Cookie-IDs
• Geräteinformationen
• Besuchte Seiten und Zeitstempel
• Einwilligungspräferenzen

2.2 Nutzer des Kontaktformulars

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Rufnummer
• Inhalt der Nachricht
• Hochgeladene Dokumente (falls vorhanden)

2.3 Bewerbende

Wir erfassen Bewerberdaten über Online-Formulare, per E-Mail oder durch manuelle Eingabe in unser CRM-System (Zoho).
Kategorien umfassen:

1. a) Allgemeine Bewerberdaten

• Vor- und Nachname
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefonnummer)
• Geburtsdatum
• Anschrift
• Staatsangehörigkeit
• Lebenslauf/CV Details
• Ausbildung und Qualifikationen
• Berufliche Fähigkeiten
• Beschäftigungsverlauf
• Sprachkenntnisse
• Verfügbarkeit
• Motivationsangaben
• Hochgeladene Dokumente (Lebenslauf, Reisepasskopie, Zertifikate)

1. b) Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO, §26 BDSG)
   Für bestimmte Rollen (z. B. Pflege, Fahren, technische Positionen) können wir Folgendes verarbeiten:

• Gesundheitsdaten zur Arbeitsfähigkeit (z. B. medizinische Eignungsnachweise)
• Angaben zu Behinderungen (freiwillig angegeben oder für die Tätigkeit relevant)
• Führungszeugnisse oder strafrechtliche Informationen, sofern gesetzlich erforderlich

Wir tun automatisierte Nicht verarbeitet werden:

• Biometrische Daten
• Angaben zur ethnischen Herkunft
• Religionszugehörigkeit
• Gewerkschaftszugehörigkeit

2.4 Arbeitgeber und Geschäftspartner

• Kontakt
• Position/Funktion
• Geschäftliche Kontaktdaten
• Unternehmensinformationen
• Recruiting-Anforderungen
• Bewertungs- und Feedbacknotizen zu Kandidaten

3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze.
Abhängig von der Verarbeitungstätigkeit sind die Rechtsgrundlagen wie folgt:

3.1 Recruiting und Vermittlung von Bewerbenden

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• §26 Abs. 1 BDSG — Verarbeitung für Beschäftigungszwecke
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse an der Vermittlung von Kandidaten

3.2 Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Rechtsgrundlagen

• Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO — Arbeits- und sozialrechtliche Verpflichtungen
• §26 Abs. 3 BDSG – Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Beschäftigungskontext
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO — Einwilligung der betroffenen Person

3.3 Webseitenanalyse und Cookies

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung für Analyse- und Tracking-Cookies
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit
• §25 TDDDG — Speicherung und Zugriff auf Informationen auf Endgeräten

3.4 Kommunikation (Kontaktformular)

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Bearbeitung von Anfragen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Kundenservice und Kommunikation

3.5 Nutzung des CRM-Systems (Zoho)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten innerhalb des CRM-Systems Zoho zur Verwaltung von Bewerbungen, Recruiting-Prozessen und Arbeitgeberkontakten.

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
• Art. 28 DSGVO — Auftragsverarbeitung

4. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können an folgende Empfänger weitergegeben werden:

4.1 Arbeitgeber innerhalb der Europäischen Union

Zum Zweck der Personalvermittlung werden Bewerberdaten ausschließlich an potenzielle Arbeitgeber innerhalb der Europäischen Union übermittelt. Europäische Union.

4.2 Dienstleister

Beispielsweise:

• Zoho Corporation (CRM)
• Google Ireland Ltd. (Analyse-Dienste)
• Hosting-Anbieter
• IT-, Sicherheits- und Kommunikationstools

Alle Dienstleister sind durch Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO verpflichtet. Art. 28 DSGVO Auftragsverarbeitungsverträge.

4.3 Behörden

Soweit gesetzlich erforderlich, können Daten an Behörden übermittelt werden, insbesondere im Zusammenhang mit:

• Visaverfahren
• Vertragsprüfungen
• Gesetzlichen Verpflichtungen

4.4 Social-Media-Plattformen

Bei Interaktionen mit unseren Profilen auf LinkedIn, Instagram, Facebook oder TikTok können personenbezogene Daten verarbeitet werden.

5. Internationale Datenübermittlungen

Derzeit
Eine ausschließlich automatisierte Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums.

Künftige Transfers
Sollte Motiba künftig mit Partnern außerhalb der EU zusammenarbeiten (z. B. in Japan oder Vietnam), erfolgen Datenübermittlungen ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben, insbesondere durch:

• Angemessenheitsbeschlüsse gemäß Art. 45 DSGVO oder
• Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

Diese Datenschutzerklärung wird entsprechend aktualisiert.

6. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Recruiting-Prozesse oder gesetzliche Verpflichtungen erforderlich ist.

6.1 Bewerbende

• Bei aktiven Vermittlungsprozessen: Speicherung für die Dauer des Recruiting-Prozesses
• Nicht vermittelte Bewerbungen: Löschung nach 6 Monaten Nicht vermittelte Bewerbungen: Löschung nach 6 Monaten gemäß AGG- und BDSG-Richtlinien
• Mit Einwilligung: Speicherung bis zu 2 Jahre für zukünftige Stellenangebote

6.2 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Diese Daten werden ausschließlich für den erforderlichen Zeitraum verarbeitet und anschließend sicher gelöscht.

6.3 Kontaktformulardaten

Speicherung für bis zu 12 Monate, sofern dies für die Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist.

6.4 Webseitenanalyse

Speicherung gemäß den jeweiligen Anbieter-Einstellungen (z. B. Google Analytics).

7. Cookies und Tracking-Technologien

Cookies werden gemäß § 25 TTDSG verarbeitet.
Nicht technisch notwendige Cookies (z. B. Analyse- oder Marketing-Cookies) werden ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt gemäß:

• Arten von Cookies
• Zweck
• Speicherdauer
• Widerruf der Einwilligung
• Einbeziehung Dritter

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen oder anpassen. Weitere Informationen enthalten unsere Cookie-Einstellungen.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Recruiting-Entscheidungen werden stets durch Mitarbeitendegeprüft und bewertet.

9. Technische und organisatorische Maßnahmen

Motiba setzt angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO um, insbesondere:

• Zugriffsbeschränkungen
• Verschlüsselung
• Geschützte CRM-Systeme
• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen
• Datensparsamkeit
• Sichere Dokumentenverwaltung
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen

10. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben folgende Rechte gemäß DSGVO:

• Recht auf Auskunft gemäßArt. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäßArt. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäßArt. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäßArt. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäßArt. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Anfragen können gerichtet werden an: info@motiba.de

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59-61
13086 Berlin, Deutschland
Webseite Website: https://www.datenschutz-berlin.de

Motiba behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen gesetzlicher Anforderungen oder interner Prozesse anzupassen.

Motiba behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um Änderungen bei den Verarbeitungstätigkeiten oder rechtlichen Anforderungen widerzuspiegeln.
Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit auf unserer Website verfügbar.