Richtlinie zur Datenaufbewahrung

1. Einleitung

Die Motiba GmbH („Motiba“, „wir“, „uns“) verpflichtet sich, personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiteren anwendbaren Datenschutzgesetzen verantwortungsvoll zu verarbeiten und aufzubewahren. Ein wesentlicher Grundsatz der DSGVO ist die Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden.

Diese Richtlinie zur Datenaufbewahrung erläutert, wie Motiba sicherstellt, dass personenbezogene Daten nicht länger als erforderlich gespeichert werden, welche Speicherfristen für verschiedene Datenkategorien gelten und wie Daten nach Ablauf der jeweiligen Frist sicher gelöscht werden.

2. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle personenbezogenen Daten, die von Motiba GmbH im Rahmen von Recruiting, Arbeitgeberdienstleistungen und Geschäftstätigkeiten verarbeitet werden. Dies umfasst insbesondere Daten aus:

• Bewerbungen von Kandidaten
• Kommunikation mit Kandidaten und Arbeitgebern
• Website-Interaktionen, z. B. Cookies und Formulare
• CRM- und Recruiting-Management-Systemen, z. B. Zoho
• Social-Media-Interaktionen
• Mitarbeiterunterlagen, soweit anwendbar

3. Grundsätze der Datenaufbewahrung

Motiba beachtet folgende Grundsätze der Datenaufbewahrung:

• Datenminimierung: Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
• Zweckbindung: Daten werden nur für die Zwecke aufbewahrt, für die sie ursprünglich erhoben wurden. Sobald der Zweck erreicht ist, werden die Daten sicher gelöscht.
• Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten werden nur im Rahmen gesetzlicher, vertraglicher oder geschäftlicher Anforderungen gespeichert.
• Sicherheit: Personenbezogene Daten werden während der Speicherfrist sicher aufbewahrt und gelöscht oder anonymisiert, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

4. Speicherfristen

Die Speicherfristen für personenbezogene Daten hängen von der Art der Daten und dem jeweiligen Verarbeitungszweck ab.

4.1 Bewerberdaten

• Erfolgreich vermittelte Kandidaten:Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Einstellungsprozess werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses und maximal 6 Jahre nach dessen Beendigung gespeichert, sofern dies zur Erfüllung steuerlicher oder arbeitsrechtlicher Pflichten erforderlich ist.
• Nicht ausgewählte Kandidaten:Personenbezogene Daten werden grundsätzlich 6 Monate nach Abschluss des Recruiting-Prozesses gelöscht. Hat der Kandidat einer längeren Speicherung zugestimmt, können die Daten bis zu 2 Jahre für zukünftige Stellenangebote gespeichert werden.
• Besondere Kategorien personenbezogener Datenwie Gesundheitsdaten, Angaben zu Behinderungen oder Führungszeugnisse werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Recruiting- oder Eignungsprozess erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht.

4.2 Arbeitgeberdaten

• Arbeitgeberkontakte:Personenbezogene Daten wie Name, Position und geschäftliche Kontaktdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und bis zu 5 Jahre nach der letzten Interaktion gespeichert, sofern dies zur Bearbeitung von Anfragen, Verträgen oder Folgeprozessen erforderlich ist.
• Recruiting-Anforderungen von Arbeitgebern:Angaben zu offenen Stellen oder Recruiting-Bedarfen werden bis zu 1 Jahr nach Besetzung der Stelle oder Abschluss des Recruiting-Prozesses gespeichert.

4.3 Daten von Website-Besuchern

• Cookies und Tracking-Daten:Cookies und Tracking-Daten, z. B. Google-Analytics-Daten, werden gemäß unserer Cookie-Richtlinie gespeichert. Die konkrete Speicherdauer hängt von den jeweiligen Einstellungen und Anbietern ab und beträgt in der Regel maximal 26 Monate.
• Kontaktformular-Daten:Daten, die über Kontaktformulare erhoben werden, werden bis zu 12 Monate nach Eingang gespeichert, sofern keine längere Speicherung zur Bearbeitung der Anfrage oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

4.4 Daten aus Social-Media-Interaktionen

• Interaktionsdatenwie Likes, Kommentare oder geteilte Inhalte werden bis zu 1 Jahr nach der letzten Interaktion gespeichert, sofern keine frühere Löschung verlangt wird.
• Nachrichtendatenaus Direktnachrichten oder Anfragen über Social-Media-Plattformen, z. B. LinkedIn, Facebook, Instagram oder TikTok, werden bis zu 6 Monate nach Abschluss der Bearbeitung gespeichert.

4.5 Mitarbeiterunterlagen

Soweit Mitarbeiterdaten verarbeitet werden, werden personenbezogene Daten, einschließlich Vertragsdaten, Leistungsbeurteilungen, Gehaltsinformationen und Sozialleistungen.

• Bis zu 6 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert, sofern dies zur Erfüllung steuerlicher oder arbeitsrechtlicher Pflichten erforderlich ist.

5. Löschung von Daten

Motiba trifft geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten sicher gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Daten, die für den ursprünglichen Zweck nicht mehr erforderlich sind, werden so gelöscht, dass eine Wiederherstellung nach angemessenen technischen Standards verhindert wird.

5.1 Sicherer Löschprozess

Personenbezogene Daten können gelöscht werden durch:

• Physische Vernichtung von Papierunterlagen und Akten
• Sichere elektronische Löschung digitaler Daten, Dateien und Aufzeichnungen

Motiba stellt sicher, dass Löschprozesse dokumentiert und nachvollziehbar sind, soweit dies zur Einhaltung der DSGVO erforderlich ist.

5.2 Löschanfragen betroffener Personen

Wenn eine betroffene Person die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangt und ein entsprechender Anspruch besteht, wird Motiba die Daten gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften löschen. Eine Löschung kann eingeschränkt sein, wenn gesetzliche, steuerliche, vertragliche oder sonstige rechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Datenaufbewahrung in besonderen Fällen

In bestimmten Fällen können Speicherfristen verlängert werden, insbesondere bei:

• Gesetzlichen Pflichten: Personenbezogene Daten können länger gespeichert werden, wenn dies aufgrund steuerlicher, arbeitsrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Pflichten erforderlich ist, z. B. für 6 Jahre gemäß deutschen steuerrechtlichen Vorgaben.
• Rechtsstreitigkeiten oder Anspruchsverteidigung: Personenbezogene Daten können für die Dauer eines Rechtsstreits oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche gespeichert werden.
• Forschungs- oder Statistikzwecken: Anonymisierte oder aggregierte Daten können für Forschungs- oder Statistikzwecke länger gespeichert werden, sofern kein Personenbezug mehr besteht.

7. Datenzugriff und Sicherheit

Motiba stellt sicher, dass personenbezogene Daten während der Speicherfrist sicher aufbewahrt werden. Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist auf berechtigte Personen beschränkt, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehören insbesondere:

• Zugriffskontrollen und Authentifizierungssysteme
• Verschlüsselung digital gespeicherter Daten
• Regelmäßige Überprüfung der Datenaufbewahrung und Löschfristen. Beschränkung des Zugriffs nach dem Need-to-know-Prinzip

8. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben gemäß DSGVO insbesondere folgende Rechte: GDPR in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft gemäßArt. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäßArt. 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäßArt. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäßArt. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäßArt. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter:
info@motiba.de

9. Änderungen dieser Richtlinie zur Datenaufbewahrung

Motiba behält sich vor, diese Richtlinie zur Datenaufbewahrung anzupassen, sofern dies aufgrund gesetzlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen erforderlich wird. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar.

10. Kontaktinformationen

Bei Fragen zu dieser Richtlinie zur Datenaufbewahrung oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten kontaktieren Sie bitte:

Motiba GmbH
Rennbahnstr. 16
13086 Berlin, Deutschland
E-Mail: info@motiba.de
Telefon: +49 (0)30 12345678